Dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan di dalam suatu perusahaan atau organisasi, dibutuhkan standar yang jelas agar target yang ingin diraih dapat tercapai. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem yang terangkum dalam Standar Operasional Prosedur di setiap lini divisi maupun unit organisasi.
Apa itu Standar Operasional Prosedur?
SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah sebuah sistem pedoman yang dijadikan acuan untuk melakukan suatu pekerjaan langkah demi langkah, yang bertujuan untuk menjadikan tugas tersebut lebih mudah diselesaikan sesuai dengan prosedur yang berlaku
Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk menghasikan kualitas dan kuantitas pekerjaan yang seragam, efisiensi dalam bekerja, mengurangi miskomunikasi internal maupun eksternal, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan industri.
Baca Juga: 7 Contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur
Proses pembuatan SOP ini memerlukan persiapan yang cermat, karena akan menjadi peraturan baku yang harus dipatuhi oleh semua karyawan perusahaan. Di bawah ini kami uraikan sekilas langkah-langkah membuat Standar Operasional Prosedur.
1. Menentukan Anggota Tim
Biasanya Human Resources Department atau HRD yang paling terlibat dalam proses ini. Anggota tim lainnya bisa berasal dari masing-masing kepala departemen, karena mereka bertanggung jawab atas bawahan, mengetahui cara kerja dan prosedur lainnya. Pihak lain yang terlibat biasanya adalah konsultan sebagai bantuan eksternal perusahaan. Pastikan orang-orang dalam tim adalah yang mengenal cara kerja atau prosedur perusahaan dengan baik.
2. Pemetaan Proses Bisnis
Setelah terbentuk, tim ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Misalnya, apa saja yang terjadi dari sejak penjualan hingga terjadi pembelian dan pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa saja yang dibutuhkan? Siapa yang melakukan? Setiap departemen dianalisa secara mendetail untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Hubungan antar departemen bisa terlihat melalui dokumen dan proses yang ada.
3. Pengumpulan Data Dokumentasi
Setelah mendapatkan gambaran besar hingga mikro dari proses-proses yang terjadi dalam perusahaan, semua data dan dokumen dicatat dengan detail. Mulai dari dokumen yang digunakan (akunting, penjualan, retur, invoice, dll) hingga nama dan nomor/kode dokumen. Siapa yang bertanggung jawab (tanda tangan) dan pihak atau departemen yang terlibat perlu diketahui untuk mengetahui arus informasi dan mendeteksi kemungkinan kebocoran.
Baca Juga: Cara Membuat Prosedur Reimburse yang Tepat untuk Perusahaan
4. Buat Flowchart dan Narasi
Data yang telah terkumpul divisualisasikan dengan flowchart sehingga memudahkan untuk melihat hubungan antar proses/departemen. Setiap alur kerja dinarasikan sehingga jelas siapa PIC yang bertanggung jawab, personel yang melakukan, jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa yang bisa terjadi dalam setiap kemungkinan beserta solusinya.
5. Review Flow Chart dan Narasi
Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen untuk diperiksa, karena mereka yang sehari-harinya bekerja sesuai dengan aturan SOP tersebut. Dipimpin oleh kepala departmen, mereka bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan sebelum hasil akhir nantinya.
6. Simulasi SOP
Setelah proses perbaikan dan feedback telah selesai dilakukan, saatnya untuk uji coba. Setiap bagian SOP dilakukan dan harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidak samaan dalam pelaksanaan dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.
7. Penetapan SOP
Setelah melewati tahap simulasi berkali-kali, Standar Operasional Prosedur siap untuk ditetapkan menjadi proses bak dalam operasional perusahaan. Salinan kemudian bisa diberikan ke masing-masing departemen.
Finalisasi Standar Operasional Prosedur harus diimplementasikan dengan segera untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan memiliki sistem (SOP) yang baik, karyawan dapat bekerja sesuai arahan, lebih teratur, dan menghindari kebocoran dalam perusahaan.
Departemen HRD biasanya bertanggung jawab untuk mengawai pelaksanaan SOP ini.
Walaupun perusahaan Anda sekarang telah memiliki SOP, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, dianjurkan untuk meninjau lagi setiap beberapa tahun atau sesuai kebutuhan. Ini memastikan perusahaan tetap berjalan dengan efesien dan efektif. Agar SOP di dalam perusahaan anda berjalan dengan efektif dan efisien, maka kehadiran sistem untuk meng-automasi aktivitas administrasi perusahaan sangat penting. Salah satunya adalah dengan mengguakan Software Payroll Terbaik LinovHR untuk mengolah data-data payroll dan HR perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan anda.
